Mengelola Cash Flow atau Arus Kas Saat Krisis

Mengelola Cash Flow atau Arus Kas Saat Krisis

Posted on 10:09 - 02 Apr 2020
Ena Ratiyo Ena Ratiyo CEO & Founder paw Indonesia

Apa yang perlu diketahui dalam mengelola arus kas untuk bisnis? Dalam hal mengelola keuangan bisnis, laporan arus kas atau cash flow memegang peranan yang sama pentingnya dengan laporan laba rugi suatu perusahaan. 

Namun sebelum memulai tulisan ini, perkenankan kami terlebih dahulu menyampaikan doa dan cinta bagi semua yang membaca tulisan ini, semoga Tuhan melindungi kita semua dan menguatkan kita melalui masa yang menantang ini.

Berbicara tentang "krisis", sesungguhnya setiap bisnis pastinya akan mengalami masa "krisis". Ada krisis yang sifatnya internal, yaitu hanya dialami oleh satu bisnis tertentu. Sebuah bisnis yang baru dibangun, misalnya, akan melalui beberapa critical point sampai bisa tumbuh dan menghasilkan keuntungan.

Adapun krisis yang kita alami saat ini adalah krisis eksternal akibat pandemi Covid-19 atau Coronavirus. Karena sifatnya krisis eksternal, maka dampaknya sangat luas dan ke berbagai lini bisnis.

Krisis, baik yang internal maupun yang eksternal, merupakan "testing period" yang akan menentukan keberlangsungan bisnis, apakah mampu melampaui dengan sukses, yang artinya bisa melanjutkan bisnis tanpa upaya pemulihan yang signifikan. Aspek bisnis yang paling terdampak oleh krisis tentunya adalah cash flow, atau perputaran uang. Perkenankan saya berbagi beberapa poin penting untuk menjaga stabilitas cash flow bisnis Anda, semoga kita bisa melalui krisis ini dengan baik bersama-sama.

 

Langkah 1: Tinjau ulang alokasi bajet (budget). Susun ulang prioritas pengeluaran

Kalkulasi ulang bajet bisnis Anda menjadi prioritas utama
Kalkulasi ulang bajet bisnis Anda menjadi prioritas utama
Photo credit: Pexels/Pixabay

Dalam keadaan normal, sebuah bisnis memiliki keleluasaan untuk mengatur kantong-kantong pengeluaran, baik yang operasional rutin maupun tidak rutin. Saat berada dalam kondisi krisis seperti ini, keputusan terpenting pertama bagi Anda sebagai pemilik bisnis adalah mengambil keputusan tentang:

  1. Pengeluaran yang harus dan sangat penting (must have) dilakukan saat ini; dan
  2. Pengeluaran yang kurang perlu (nice to have) untuk saat ini atau bisa ditunda setelah krisis berlalu. 

Dengan demikian bisnis Anda akan punya bajet yang lebih ramping, dan sisa bajet sebaiknya disimpan dulu. Susun ulang prioritas ini perlu diikuti dengan disiplin dalam pelaksanaannya, agar tidak terjadi kebocoran.

Kondisi krisis ini sangat berpotensi mengakibatkan naiknya biaya produksi atau biaya kerja sebagai akibat dari tidak seimbangnya supply-demand dan nilai tukar Rupiah terhadap US Dollar, sehingga pada titik tertentu Anda juga perlu mengambil keputusan untuk menyesuaikan harga kepada customer.

 

Langkah 2: Hindari atau tunda investasi modal tetap atau CAPEX. Alihkan ke opsi pengeluaran operasional atau OPEX

Alokasikan biaya modal untuk pembelian aset menjadi biaya operasional
Alokasikan biaya modal untuk pembelian aset menjadi biaya operasional
Photo credit: Pexels/Breakingpic

Yang termasuk dalam capital expenditure (CAPEX) atau biaya modal adalah pengeluaran yang bersifat tetap untuk modal bisnis. Contohnya, membeli properti ruko, alat diagnostik, mobil, komputer dan lain-lain yang semuanya dibayar sekaligus di muka. Aset CAPEX ini menjadi biaya tetap bahkan dalam kondisi bisnis sedang vakum sekalipun, karena dibayarkan di awal.

Sedangkan pengeluaran Operational Expenses (OPEX) atau biaya operasional adalah biaya aktivitas bisnis yang berjalan seiring berjalannya bisnis. Biaya operasional ada yang bersifat variabel, artinya hanya keluar kalau dipakai, misalnya pembelian daya listrik.

Dalam masa krisis, sangat disarankan untuk menunda atau membatalkan pembelian aset untuk capital expenditure. Jika aset tersebut sangat diperlukan untuk menjalankan bisnis, coba cari solusi untuk mengubah dari bentuk CAPEX menjadi OPEX. Misalnya, untuk kebutuhan ruang bisnis, daripada membeli (CAPEX) ruko, lebih baik menyewa (OPEX). Daripada membeli mobil, lebih baik sewa. Atau misalkan alat lab, coba diskusikan dengan supplier apakah ada opsi sewa dan tidak harus beli.

 

Langkah 3: Tingkatkan akurasi prakiraan/forecast penjualan untuk efisiensi pengadaan stok

Pengadaan stok harus lebih bijak dalam kondisi krisis
Pengadaan stok harus lebih bijak dalam kondisi krisis
Photo credit: Unsplash/Random Institute

Stok barang adalah aset tertahan sampai saat terjual ke customer. Artinya, semakin tinggi stok yang berpotensi tidak terjual, maka cash flow bisnis akan semakin terganggu. Dengan kondisi krisis dimana traffic pasien ke klinik mungkin berkurang, dan/atau customer lebih berhemat, maka pengadaan stok harus disesuaikan kembali agar tidak terjadi resiko penumpukan stok yang tidak terjual.

Agar pengadaan stok barang jual Anda efisien di masa krisis ini, Anda perlu menyusun rencana pengadaan/pembelian dengan lebih baik:

  1. Pelajari data stok selama 3-6 bulan terakhir sebelum krisis;
  2. Perhatikan berapa rata-rata stok terjual untuk setiap item barang
  3. Urutkan mulai dari yang paling banyak terjual sampai yang paling sedikit terjual.
  4. Lakukan analisa pareto, yaitu menandai barang yang paling sering terjual serta menyumbang setidaknya 80% dari omset penjualan barang. Item pareto inilah yang menjadi prioritas untuk pengadaan berikutnya, sedang item atau barang lainnya yang non-pareto atau slow-moving sebaiknya dikurangi pengadaannya. 
  5. Keluarkan stok lama yang slow-moving atau barang yang paling sedikit terjual dengan berbagai promosi seperti pemberian diskon dan bundling pembelian item lain dengan stok ini, yang sesuai harga pokok.

 

Langkah 4: Negosiasi ulang ketentuan pembayaran ke pemasok (supplier) dan vendor

Jika memungkinkan, negosiasi ulang ketentuan pembayaran atau jatuh tempo pembayaran dengan vendor dan pemasok yang biasa berhubungan dengan bisnis Anda. Misalnya berupa:

  1. Perpanjangan waktu jatuh tempo, misalnya dari 30 hari menjadi 45 hari atau pembayaran diubah menjadi setiap kuartal; atau
  2. Pembayaran yang dipecah menjadi beberapa kali cicilan untuk mengantisipasi cash flow gap.

Cash flow gap atau kesenjangan arus kas adalah selisih waktu di antara pembayaran untuk sesuatu dan tidak mendapatkan uang kembali. Misalnya, Anda membeli stok dan membayar pemasok Anda pada barang dikirim. Stok tersebut baru terjual 10-30 hari kemudian. Rentang waktu antara Anda membayar ke pemasok dan barang terjual ke customer akan bermuara menjadi kesenjangan arus kas. Semakin panjang selisih waktu antara uang keluar dengan uang masuk, maka semakin besar pula kesenjangan arus kas bisnis Anda.

 

Langkah 5: Batasi customer yang bayar tunda atau utang

Mohon maaf sebelumnya, salah satu hal yang 'unik' terjadi di banyak bisnis layanan kesehatan hewan adalah adanya fasilitas bayar tunda atau utang yang diberikan oleh klinik hewan kepada paw parents. Dalam kondisi krisis seperti ini, menumpuknya piutang dari customer akan menimbulkan potensi masalah cash flow bagi klinik. Jika Anda belum mampu tegas untuk menolak customer berutang, lakukan langkah berikut ini:

  1. Batasi kuota customer yang membayar tunda atau berutang. Misal, yang awalnya tidak membatasi customer yang berutang maka batasi hanya 10 pelanggan utama saja. Atau berikan batasan maksimal jumlah utang, misal utang Rp 500.000 per customer. Berbagai kuota utang pada customer bisa Anda lakukan.  
  2. Pastikan Anda melakukan penagihan piutang secara berkala kepada customer.

Mungkin ada pelaku bisnis yang merasa kurang enak hati mengambil sikap tegas seperti ini, namun ini diperlukan untuk menjaga kontinuitas bisnis layanan Anda agar bisa melewati krisis ini dengan selamat.

 

Langkah 6: Hitung dan siapkan dana darurat

Dana darurat wajib disiapkan untuk menyokong keadaan luar biasa (miscellaneous) yang terjadi pada bisnis Anda
Dana darurat wajib disiapkan untuk menyokong keadaan luar biasa (miscellaneous) yang terjadi pada bisnis Anda
Photo credit: Unsplash/Michael Longmire

Tidak ada yang tahu pasti kapan pandemi Covid-19 yang menyebabkan krisis multi sektor ini akan berlalu. Oleh karena itu, sangat penting untuk menyiapkan dana darurat untuk bisnis Anda. 

  1. Elemen yang perlu diperhitungkan dalam dana darurat bisnis antara lain; biaya tenaga kerja minimum (lihat Langkah 5), biaya utilitas seperti listrik, dll.
  2. Dengan melakukan langkah nomor 1 dan 2 di atas, realokasi bajet perlu memperhitungkan penyiapan dana darurat untuk setidaknya 3 sampai 6 bulan. 
  3. Simpan dana darurat tersebut dalam rekening terpisah, atau deposito jangka pendek.

Dengan optimisme bahwa krisis ini akan segera berlalu, dana darurat yang tidak terpakai nantinya dapat Anda utilisasi untuk pemulihan atau pengembangan bisnis paska krisis.

 

Langkah 7: Optimalkan teknologi untuk layanan alternatif dan memperkuat brand

Manfaatkan platform teknologi yang ada untuk tetap menyediakan jasa layanan ke customer di tengah berkurangnya traffic karena himbauan untuk tetap di rumah
Manfaatkan platform teknologi yang ada untuk tetap menyediakan jasa layanan ke customer di tengah berkurangnya traffic karena himbauan untuk tetap di rumah
Photo credit: Unsplash/Tim Mossholder

Ada sejumlah layanan tertentu yang mensyaratkan tatap muka antara bisnis dengan customer yang tidak dapat dilakukan dengan leluasa pada saat kebijakan physical distancing sedang diterapkan saat ini. Tentunya ini akan mempengaruhi pendapatan bisnis kita.

Kondisi krisis seperti ini menuntut kita untuk berpikir kreatif agar penurunan pendapatan bisnis tidak terlalu tajam. Untunglah krisis ini terjadi di saat dunia sudah mengenal berbagai teknologi komunikasi berbasis internet, sehingga komunikasi face-to-face bisa digantikan dengan online meeting atau chat.

  1. Buat sesi online untuk konsultasi umum atau untuk kasus-kasus klinis rendah yang memerlukan tindakan perawatan sederhana yang dapat dilakukan secara mandiri oleh paw parents. Sebaiknya dengan membuat perjanjian terlebih dahulu untuk memudahkan Vets memberikan layanan yang baik. 
  2. Selain itu, jaman sekarang tersedia platform untuk memesan dan mentransfer pembayaran pesanan barang yang bekerjasama dengan jasa antar.
  3. Selain untuk upaya mempertahankan pendapatan bisnis saat ini, teknologi juga dapat dilakukan untuk memperkuat branding pet business Anda di mata customer, dengan misalnya melakukan kelas edukasi jarak jauh bagi para paw parents, terutama mereka yang saat ini mempunyai cukup waktu sambil bekerja dari rumah. Dengan demikian, saat krisis ini berlalu, mereka punya pemahaman lebih baik tentang perawatan pet atau hewan peliharaan dan mendapatkan kesan yang baik tentang bisnis Anda.

 

 

Kesimpulan mengelola cash flow atau arus kas bisnis dalam kondisi krisis

  1. Mengevaluasi bisnis dengan meninjau ulang bajet dan prioritaskan pengeluaran must have vs. nice to have
  2. Hindari atau tunda pembelian aset atau investasi namun alokasikan untuk biaya operasional
  3. Hindari penumpukan stok
  4. Tinjau dan negosiasikan ulang ketentuan pembayaran kepada pemasok dan vendor
  5. Tiadakan atau batasi customer yang bayar tunda atau utang serta tagih piutang (utang customer) secara berkala
  6. Siapkan dana darurat dan simpan anggaran yang tidak perlu untuk kebutuhan darurat
  7. Gunakan teknologi untuk mendukung jasa layanan bisnis Anda

Sebuah perusahaan harus menghasilkan arus kas yang cukup dari bisnisnya untuk bertahan hidup, yang berarti ia mampu menutupi pengeluarannya, membayar vendor dan memperluas bisnis.

Selain menghasilkan uang tunai dari aktivitas bisnisnya, sebuah bisnis juga perlu mengelola situasi kasnya sehingga dapat menyimpan jumlah uang tunai yang tepat untuk memenuhi kebutuhan di saat krisis.

 

Main image photo credit: Unsplash/Michael Longmire

 

Profil penulis

Ena Ratiyo adalah pendiri & CEO paw Indonesia, pendiri & Managing Partner XCELLER8 Management Consulting & Coaching, serta ikut mendirikan teleCTG Indonesia. Pengajar (tidak tetap) bidang Manajemen Stratejik di ELI Prasetiya Mulya dan IPMI Jakarta. Saat ini sedang menempuh pendidikan Doktor di bidang Manajemen & Kewirausahaan di Universitas Prasetiya Mulya. Pengalaman 18 tahun sebagai eksekutif di perusahaan multinasional. Ibu tunggal dengan 2 putra. Proud paw parents of Leo, the fluffy cat.

scroll to top